Страница программного продукта FSOffice

Последняя версия продукта — 2007 (v 7.0)
от 20.08.2007
Автор: Новиков Максим Глебович

Методика приёма заказа

(12 пунктов, которые потрясли не одного оператора)

  1. Ответив на звонок заказчика и удостоверившись в его адекватности и готовности диктовать из бумажного каталога заказываемые товары, нажимаем кнопку «Новый». Организуется бланк нового заказа: в правой части программы поля, предназначенные для заполнения, очистятся и примут белый и пушистый цвет. Попросим заказчика начать диктовать заказ.
  2. Находим в таблице товаров продиктованный товар.
    3. При поиске можно воспользоваться следующими возможностями:
    1. Алфавитная сортировка товаров по столбцам при нажатии на их заголовки. Поддерживается сортировка по возрастанию/убыванию, а также сортировка сразу по нескольким столбцам, заголовки которых нажимаются в нужной последовательности при нажатой клавише Ctrl. Также флажком «Сортиров. по разделам», расположенным под полем описания товара, включается режим сортировки столбцов по каждому разделу.
    2. Фильтр товаров. Включается установкой флажка "Фильтр:", расположенным под полем описания товара, и настраивается в один из двух режимов — «Показывать товары только с положительными остатками» и «Показывать все разрешённые к продаже товары (товары с положительными остатками и товары с атрибутом „всегда есть“)».
    3. Поле поиска, расположенное в самом низу под кнопкой «Импорт», куда можно вбить начальные буквы названия товара
    4. Окно расширенного поиска. Чтобы открыть окно расширенного поиска нужно щелкнуть по таблице мышкой и нажать Ctrl+F.
    5. Функция поиска похожего по цене товара данной категории. Вызывается щелчком правой кнопки мыши на таблице товаров и выбором пункта «Найти похожий».
    Перемещаться по таблице можно как с помощью мыши, так и клавишами навигации на клавиатуре: «Home», «End», «PageUp», «PageDown», «Стрелки», а также, для получения дополнительных вариантов перемещения, теми же клавишами, но при нажатой «Ctrl».
    Сортировка по возрастанию/убыванию, сортировка по нескольким столбцам одновременно, окно расширенного поиска, а также корректная прокрутка колёсиком мыши и перечисленными выше кнопками клавиатуры имеется у большинства основных таблиц программы.
  3. Воспроизводим двойной щелчок мышью на найденном товаре (или нажимаем «Enter»). Выбранный товар скопируется в таблицу клиентской корзины (справа вверху), и текстовый курсор устанавливается в поле количества товара.
  4. Вбиваем заказанное количество в поле количества товара клиентской корзины. Следите за тем, чтобы это количество не превысило находящийся на складе остаток! Остаток товара записан в левой таблице в колонке «Склад». Иногда остаток товара является нулевым или отрицательным, но его строка выделена не красным, а синим шрифтом (если в настройках Вы не меняли расцветку). Это означает, что товар обещают привезти и его можно продать (если сроки доставки позволяют это сделать). Если вы попытаетесь продать изначально отсутствующий товар, то получите от программы соответствующее предупреждение.
    5. Вместо отсутствующего товара обязательно предложите заказчику максимально похожий товар, имеющийся в наличии. Для облегчения поиска похожего товара можно воспользоваться специальной функцией. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на отсутствующем товаре и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Найти похожий». Откроется окно со списком товаров выбранной категории, отсортированным по цене. Найдя нужный товар, сделайте на нем сдвоенный щелчок, и он отправится в корзину.
    Если вы не хотите отправлять товар в корзину, то можно просто сделать его текущим в таблице товаров. Для этого перед тем, как сделать сдвоенный щелчок, переключите опцию в правом нижнем углу окна.
    Помните, что после общения с вами заказчик должен заказать больше, чем он изначально хотел, и при этом остаться довольным!
  5. Повторяем пункты 2–4, пока все заказываемые товары не будут набраны в корзину. Возврат из поля количества в таблицу товаров можно осуществить и с клавиатуры, нажав сочетание клавиш «Ctrl + Enter». Но тогда предварительно, после ввода количества товара, необходимо нажимать <Enter».
    6. Если требуется удалить товар из корзины, это можно сделать либо через контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на удаляемом товаре, либо нажав в удаляемой строке сочетание «Ctrl + Del».
    Для повторного поиска в левом списке товара, уже имеющегося в корзине, следует сделать на нём сдвоенный щелчок левой кнопкой мыши.
    В процессе набора, если клиент поинтересуется суммой набранных товаров, можно нажимать кнопку «Подсчитать итог». Если у клиента есть дисконтная карта, то для более точного подсчета можно поставить соответствующую карте индивидуальную скидку. Индивидуальная скидка автоматически отменяет все остальные текущие скидки. Достоверность дисконтной карты проверим потом в пункте 8.
  6. Нажимаем кнопку «Подсчитать итог» и называем конечную сумму заказчику. Если заказчик еще в сознании, продолжаем дальше.
  7. Вбиваем данные о клиенте (Если этого не сделать, то при сохранении заказа автоматически создастся новый клиент с именем типа «Заказчик заказа №...». Впоследствии нужно будет исправить это имя в базе клиентов на истинное, или удалить этого клиента совсем, а заказу присвоить имя настоящего клиента, как описано в этом пункте ниже).
    8. Для забивания в заказ данных о клиенте нажимаем кнопку «ФИО». Открывается окно клиентов. В нем отображается таблица клиентов, состоящая из двух частей. Нижняя часть является как бы правым продолжением верхней, т.е. таблица просто «перенесена» на «следующую строку». В верхнее левое поле окна начинаете вбивать фамилию клиента. С вводом каждой новой буквы происходит автоматический поиск соответствия в таблице клиентов.
    1. Если в таблице находится нужный клиент, сверяем все его данные с тем, что говорит клиент, не забывая и про данные в поле примечания для курьера. Если это действительно тот клиент, которого вы нашли в таблице, то:
      1. Если никаких изменений в его данных нет, то для вставки информации о нем в заказ нажимаем кнопку «Информацию о найденном клиенте» или выполняем на нём сдвоенный щелчок мыши. Окно клиентской базы закрывается и вся информация о клиенте копируется в соответствующие поля заказа.
      2. Если у клиента произошли изменения (сменился адрес, примечание для курьера, телефон и т.п.), корректируем соответствующие поля и нажимаем кнопку «Сохранить», и только потом нажимаем кнопку «Информацию о найденном клиенте». Окно клиентской базы закрывается и вся информация о клиенте копируется в соответствующие поля заказа.
      Внимание! После вставки в заказ информации о существующем клиенте, ее исправление в заказе не повлечет ее исправление а таблице клиентов! Все корректировки, которые вы хотите сохранить на будущее, надлежит делать в таблице клиентов перед вставкой информации о клиенте в заказ.
    2. Если данного клиента в таблице нет, вбиваем в поле Фамилию Имя и Отчество полностью, начиная их с заглавных букв, и нажимаем кнопку «ФИО нового клиента». Далее вручную вбиваем в сам заказ оставшиеся данные о клиенте (телефон, адрес, E-Mail, примечание для курьера). Если заказ осуществляется на организацию (что случается довольно редко), забиваем название организации, ИНН и КПП. Размеры двух последних полей можно изменять обратно пропорционально друг другу, передвигая мышкой вертикальную полоску, расположенную между ними.
  8. Спрашиваем у клиента номер его дисконтной карты, если он ещё не назвал её.
    1. Если у заказчика дисконтной карты нет, а сумма текущего заказа (без учета текущих скидок) достигает требующейся для ее выдачи, забиваем номер новой дисконтной карты в заказ, но скидки не корректируем, поскольку на текущий заказ действие карты не распространяется. На карту лишь ложится сумма текущего заказа, информация о которой автоматически копируется из текущего заказа в таблицу сумм на картах. Далее открываем окно проверки дисконтной карты и регистрируем ее на заказчика. Карту с вбитым в программу номером отсылаем клиенту вместе с заказом.
    2. Если у клиента есть дисконтная карта, забиваем ее в поле «д/к №». Теперь самое время проверить её достоверность, а также необходимость её замены:
      3. Проверка достоверности дисконтной карты:
      Нажимаем знак вопроса справа от поля номера карты. Появляется окно со всей необходимой информацией о карте — истинность, номинал, владелец, сумма, уже висящая на ней, а также номер карты, зарегистрированной на заказчика (как правило, это та же самая карта, по которой производится заказ).
      Если карта существует, но в поле владельца появляется надпись «не выдана» — скорее всего ее номер забыли вбить в клиентскую базу при выдаче карты. Однако то же самое может произойти при раскрытии заказчиком алгоритма шифрования номеров карт, что маловероятно, ибо игра не стоит свеч.
      Если заказчик является настоящим владельцем невыданной по забывчивости карты, то можно, нажав на кнопку «Зарегистрировать на заказчика текущего заказа», автоматически добавить номер карты в клиентскую базу (это возможно только в том случае, если поле «ФИО» в заказе уже заполнено).
      Если же заказчик не является владельцем невыданной по забывчивости карты (т.е. номер карты не присвоен ни одному из клиентов, а заказ осуществляется третьим лицом), придется закрыть окно проверки, переключиться на вкладку клиентов (текущий заказ можно пока оставить открытым), найти настоящего владельца, вручную забить ему дисконтную карту, и, снова переключившись на заказ, проверить карту. Теперь в соответствующем поле будет фамилия владельца.
      Внимание! Если в окне проверки появляется надпись, что проверяемой карты не существует, это означает, что проверочный код карты не соответствует её номеру. Переспросите продиктованный номер. Убедитесь, что Вы набрали его правильно, с дефисами. Если программа все равно не узнает номера, то либо код карты не соответствует утвержденному алгоритму и её номер не вбит в список нестандартных карт, находящийся в программе в настройках дисконтных карт, либо клиент просто хочет Вас обмануть. Последнее маловероятно, ибо проверочный код карты раскрыть довольно сложно. В любом случае сообщите клиенту о том, что его карты нет в базе, и действуйте в соответствии с инструкцией, выданной Вам руководством на этот случай. Вероятно, потребуется дополнительная проверка кода по резервным спискам номеров заказанных карт, если таковые существуют.
      Проверка карты на необходимость ее замены, замена карты:
      Если при проверке карты её номер корректен и сама карта не аннулирована, то при необходимости можно осуществить замену карты прямо в окне проверки достоверности карты:
      Если во время приёма нового заказа при проверке карты оказалось, что на ней уже лежит сумма, достаточная для выдачи карты следующего номинала (сумма, лежащая на карте отображается в левом нижнем углу окна), то меняем текущую карту на новую, забив в поле, находящееся в правом нижнем углу окна, новый номер и нажав кнопку «Заменить». В заказ впишется номер новой карты, и на нее ляжет сумма этого заказа и сумма, лежавшая на предыдущей карте.
      Старые карты автоматически заносятся в таблицу аннулированных карт.
      Все это можно сделать и не дожидаясь прихода нового заказа — для этого на странице клиентов в левом нижнем углу предусмотрено специальное поле, через которое можно не только заменить, но и впервые присвоить клиенту номер карты.
  9. Если заказчик догадался разбить заказ на несколько частей, чтобы с каждой части получить положенную дисконтную карту, и следующую часть заказывать уже с ее использованием, то чтобы не дробить заказ вычисляем среднюю скидку для всего заказа. Для этого нажимаем кнопку «выч.средней». Это избавит нас от создания нескольких разных заказов. Объясняем клиенту, что один заказ с использованием вычисленной средней скидки в денежном отношении эквивалентен нескольким последовательным заказам клиента. Более того, псевдоразбивка заказа происходит не по товарам, а идеально — по деньгам с точностью до копеек, что еще выгоднее для клиента.
    1. Если у клиента еще нет дисконтной карты (поле номера карты в заказе пустое), то в появившемся окне слева отображаются скидки для первой части заказа, а справа — вкладки, соответствующие частям заказа и скидкам соответствующих дисконтных карт. Скидка на первой вкладке в этом случае — это сумма текущих скидок (предварительная, исходная, вечерняя).
    2. Если карта существует (поле номера карты в заказе заполнено), то в появившемся окне слева отображается номер карты и сумма, уже лежащая на ней, а справа — те же вкладки, соответствующие частям заказа, что и в случае отсутствия карты, но начинающиеся со скидки уже имеющейся дисконтной карты.
      На каждой вкладке расположены 3 поля — денежная сумма текущей части заказа, скидка, предусмотренная для этой части и денежная сумма, оставшаяся после скидки.
      В нижней части окна — сумма всех денежных сумм со скидками и вычисленный процент средней скидки для всего заказа. Обратите внимание, что из-за округления вычисленной средней скидки до сотых долей процента, разница между суммой денежных сумм со скидками каждой части и итоговой суммой заказа, подсчитанной с учетом округленной скидки будут различаться в копейках. Так и должно быть.
    После занесения вычисленной скидки в заказ, меняем или выдаём впервые дисконтную карту, открыв нажатием кнопки «?» окно проверки дисконтной карты. Если карту выдаём впервые, то в окне проверки дисконтной карты регистрируем ее на заказчика, иначе просто осуществляем замену. Номинал новой дисконтной карты должен соответствовать названию последней вкладки окна вычисления средней скидки. Карту с вбитым в программу номером отсылаем клиенту вместе с заказом.
  10. Теперь интересуемся датой и временем доставки. Заполняем поля «с» и «по». Если клиент предлагает 2 диапазона времени, забиваем все 4 поля, если один — только два первых. Для ускорения заполнения можем нажать на кнопку «с», и поле заполнится текущим числом и временем. Останется просто изменить несколько цифр. Затем нажимаем кнопку «по». Поле заполняется значением поля «с». Корректируем время. Если время доставки попало в льготные часы, ставим галочку «вечер.дост.» (вечерняя доставка). Это дает заказчику дополнительную скидку. Если Вы хотите отменить уже введенное в поле время, просто нажмите кнопку «Esc» на клавиатуре.
    11. Описываемые 4 поля имеют т.н. «маску ввода», которая помогает ввести данные правильно. Если вы уже начали ввод информации в эти поля, то при выходе из них с незаполненной или не до конца заполненной маской (о чём свидетельствуют знаки «_» на месте цифр) программа сообщит об ошибке. Если необходимо полностью очистить поле от даты и времени, установите в него текстовый курсор и нажмите на клавиатуре «Ctrl+Del».
  11. Если это новый клиент, делающий у нас заказ впервые, спрашиваем, из какого источника он о нас узнал и выбираем соответствующий вариант в поле «Источник инф.:». Иначе выбираем вариант «Заказывал ранее».
  12. Теперь молимся и нажимаем кнопку «Сохранить». Список заказанных товаров будет автоматически проверен на их наличие, и информация о заказе уйдет в 4 таблицы, о которых упоминалось выше: таблица заказов, таблица клиентов, таблица клиентских корзин и таблица дисконтных карт (если в соответствующем поле заказа вбита дисконтная карта). Строки клиентской корзины окрасятся в красный цвет, если соответствующего товара нет, но вы его продали. В синий - если товар имеет атрибут «Всегда есть».
    13. Замечу, что при исправлении ранее сохраненного заказа и последующем сохранении строки также могут изменить цвет, но в этом случае красный цвет просто предупреждает о том, что товара нет на складе. Если вы не исправляли его количество, значит он уже зарезервирован при первом сохранении заказа, и беспокоиться не о чем. Нестрашно также, если вы уменьшили его количество. Если же количество заказанного товара во время редактирования было увеличено, то возможно, вы не проконтролировали его наличие по таблице товаров и продали лишнее. В этом случае следует снова открыть заказ на исправление и вернуть количество товара на прежний уровень. После сохранения заказа количество товара в таблице товаров не должно стать отрицательным!
<<<

>>>
Hosted by uCoz