Word. Часть 2. Оформление документов

19.03.2005
Новиков Максим Глебович.

Вступление

В предыдущей части я рассказал о том, что ни в коем случае нельзя форматировать текст пробелами. Вместо этого следует использовать кнопки форматирования текста по ширине, левому и правому краю и по центру, а также невидимые таблицы.

Это были базовые правила, выполняя которые вы поднимитесь на уровень, достаточный для того, чтобы иметь право создавать текстовые документы. Но это еще не всё. Чтобы создавать действительно качественные документы, вам потребуется пройти еще несколько ступеней.

К сожалению не все люди, набирающие текст на компьютере, обладают элементарным дизайнерским вкусом. А ведь это — очень важное качество. Гармонично отформатированный документ легче читается, и его с большей готовностью подписывает руководство.

Мы не будем вдаваться в особенности психологии и восприятия текста, эта тема другой статьи. Здесь мы просто научимся нескольким правилам, следуя которым вы избежите распространенных ошибок оформления документов.

Глава 1. Абзацный отступ

Абзацный отступ ставится автоматически, когда вы нажимаете «Enter» в конце набора предыдущего абзаца. Изменить формат абзаца (например, вместо отступа использовать увеличенный интервал) можно следующим образом. Щелкните в любом месте внутри абзаца правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите пункт «Абзац…». Откроется окно, которое имеет 2 вкладки — «Отступы и интервалы» и «Положение на странице». Изменяя настройки на этих вкладках, вы сможете настроить абзац так, как вам нравится. Смысл всех настроек вполне понятен, и поэкспериментировав с ними, вы быстро научитесь ими пользоваться.

Только не ленитесь потратить час на эксперименты! Поверьте, что описывать каждую настройку не имеет смысла. Они слишком просты для понимания. Воспринять текст, их описывающий было бы гораздо сложнее, чем просто изменить установку и посмотреть, как в результате изменился абзац.

При нажатии клавиши «Enter» для перехода на новый абзац, к новому абзацу будут применены все настройки предыдущего абзаца. Можно изменить настройки уже созданных абзацев, предварительно их все выделив.

Еще один нюанс. Создавать и убирать абзацный отступ можно гораздо оперативнее, используя для этого клавиши табуляции (Tab) и стирания предыдущего символа (←) соответственно. Для этого в настройках должна быть включена галочка в меню «Сервис → Параметры автозамены… → Автоформат при вводе → Автоматически при вводе → Устанавливать отступы клавишами». Теперь клавиша табуляции, нажатая перед первым символом абзаца, создаст абзацный отступ, а клавиша удаления предыдущего символа удалит его.

Если абзацный отступ уже существует, то нажатия на клавишу табуляции будут сдвигать всю левую границу абзаца вправо. Если абзац уже сдвинут вправо, то первое нажатие на клавишу удаления предыдущего символа уберет абзацный отступ, а все последующее будут сдвигать левую границу всего абзаца влево, пока она не достигнет левого поля страницы.

Глава 2. Выделение слов

На пишущей машинке было только 2 способа выделить слово — это подчеркнуть его, или написать в р а з р я д к у, т.е. каждую букву слова отделить от другой пробелом. В Word оба способа применять категорически запрещено! Использование описанных способов на пишущих машинках было вынужденной мерой и недопустимо в современной вёрстке. Ни в одной книге, (даже старой), изданной в настоящей типографии, вы не найдете такого способа выделения. И это неспроста.

В Word имеются настоящие, полиграфические способы выделения слов. Это курсив и жирный шрифт. Также можно совмещать курсив и жирный шрифт. Но, выделяя слова, не переусердствуйте.

Многие, дорвавшись до столь удачных средств выделения, начинают выделять таким образом целые абзацы, что смотрится не очень удачно. Имейте в виду, что и курсив, и жирный шрифт читается гораздо хуже. Если вы решили сделать шрифт жирным только из-за того, что при печати обычный шрифт слишком бледный, то попробуйте просто увеличить размер шрифта или поменять картридж в принтере.

Жирным шрифтом выделяют только отдельные слова. Максимум им можно выделить одно предложение в абзаце, обычно первое. Но это должно быть действительно серьёзно оправдано. Жирный шрифт в больших объемах очень некрасиво выглядит.

Курсивом можно выделить и абзац. По сравнению с жирным шрифтом он неплохо смотрится в больших объемах, но его минус в том, что он неразборчив. Лучше тоже ограничится отдельными словами.

Очень осторожно нужно относиться к выделению другим размером шрифта. Как правило, более мелким шрифтом выделяют абзацы примечания, некоторую второстепенную информацию. Более крупным шрифтам можно выделить заголовки. В других случаях изменение размера шрифта неуместно.

Выделять слова или абзацы другим шрифтом настоятельно не рекомендую. Чтобы удачно подобрать другой шрифт для выделения и даже для заголовков, нужно быть неплохим дизайнером. Иначе вы сделаете только хуже, как например, в этом абзаце. Запомните — если документ нравится вам, это не значит, что он выглядит хорошо.

Также в серьёзных документах не следует выделять слова другим цветом. Даже если у вас есть цветной принтер, документ может быть впоследствии отксерен, и тогда ваше выделение пропадёт совсем. Кроме того, использование цвета делает документ менее строгим, что в деловой документации является большим минусом.

Глава 3. Центрирование

Очень часто среди начинающих выравнивание текста по центру считается красивым решением. Вынужден вас разочаровать. Центрирование постепенно отмирает, даже как приём форматирования заголовков, и небезосновательно. Дело в том, что начало любого текста, выровненного по центру, является для глаза непредсказуемым. Если текст выровнен по левому краю или по ширине — начала строк находятся всегда на одном и том же уровне, и глазу легко их находить. Напротив, строки, начало которых каждый раз приходится искать, делает текст трудночитаемым.

Больше всего меня раздражает, когда в договоре, построенном на многоуровневом списке, основные пункты выравнивают по центру, как заголовки. Смотрится это абсолютно безвкусно. Если уж необходимо как-то дополнительно выделить основные пункты, сделайте до и после них отступы в одну пустую строку, и текст сразу примет строгий, удобочитаемый вид.

По той же причине в ГОСТ P 6.30-2003, регламентирующем правила оформления организационно-распорядительной документации, блоки текста «Утверждаю» рекомендуют располагать справа, а выравнивать по левому краю, а не прижимать его просто вправо. Правда, там допускается выравнивание его по центру, но только в качестве уступки. Как вы помните, для соблюдения вышеупомянутых рекомендаций необходимо использовать форматирование невидимыми таблицами.

Попробуйте вообще исключить центрирование из ваших документов, и от этого они только выиграют. Почувствуется стильность и профессионализм, ибо центрирование — звоночек в пользу ламерства.

Глава 4. Рамки и табуляция

Многие продвинутые пользователи используют для форматирования текста рамки и табуляцию. Я не рекомендую вам пользоваться этими функциями.

Хотя рамки и напоминают ячейки таблиц, и могут позиционироваться в любом месте листа, а также могут «накладываться» на текст и быт прозрачными, повсеместное их использование абсолютно неоправданно. Использовать их можно только в очень специфических случаях. При оформлении же обычной документации они вам будут только мешать. Время, которое может быть затрачено на изучения рамок, лучше использовать на более глубокое изучение таблиц.

Табуляция досталась нам тоже от пишущих машинок. В современной верстке ее следует избегать, так как она имеет большинство недостатков форматирования пробелами, а ее функция легко подменяется использованием невидимых таблиц. Единственный случай, где применение табуляции оправдано — это при перечислении в один столбик каких либо наименований и их характеристик, например:

Если такое перечисление содержит 1 столбик, табуляция оправдана, если же справа располагается второй столбик, например, с продолжением этого списка, необходима невидимая таблица из пяти колонок.

Глава 5. Нумерованные списки

При наборе списка Word (в зависимости от настроек) может автоматически переключиться в режим нумерованного списка (автонумерации). Также, нумерованный список можно включить соответствующей кнопкой на панели форматирования.

Режим нумерованного списка (автонумерации) удобен, прежде всего, для дальнейшей оперативной коррекции документа (удаление/вставка новых пунктов). Вам не придётся перенумеровывать каждый раз все пункты заново.

Если вы не хотите, чтобы Word автоматически переключался в режим нумерованного списка, следует снять галочку в меню «Сервис → Параметры автозамены… → Автоформат при вводе → Применять при вводе → стили нумерованных списков». В этом случае автонумерацию нужно будет включать вручную нажатием соответствующей кнопки на панели форматирования.

Но в этом случае вы должны правильно оформлять список, соблюдая следующие правила:

1. Номера вложенных пунктов пишутся без пробелов: 1.4.8.3.
2. После номера ставится точка.
3. Между точкой и первым словом ставится неразрывный пробел (Shift+Ctrl+Пробел).

Неразрывный пробел имеет фиксированную ширину, благодаря чему расстояние между номером и текстом не будет плясать от пункта к пункту при выравнивании текста по ширине.

Обычно нумерованные списки форматируются абзацным выступом, в который помещается номер пункта списка. Используя неавтоматический режим, сделать это красиво вручную затруднительно, поэтому ваш список ничем не будет отличаться от обычных абзацев.

Если вы делаете многоуровневый список, то для повышения удобочитаемости каждый новый уровень вложенности должен располагаться правее предыдущего. В этом случае вам точно придется использовать автоматический режим, иначе форматирование вручную займет слишком много времени. Для перевода ручного списка в автоматический режим выделите ваш список и через контекстное меню выберите пункт «Список…». Откроется окно с несколькими вкладками, через которые вы сможете выбрать подходящий внешний вид для вашего списка.

Если вы выбрали в окне списков один из видов, но хотите его немного подправить, нажмите кнопку «Изменить…». Откроется окно, в котором вы сможете настроить малейшие нюансы для каждого уровня вашего списка. Рекомендую ограничиться выбором типа нумерации для каждого уровня и, может быть, положением текста после табуляции, и то, если вы уже знаете, что делаете.

После перевода абзацев в нумерованный список нужно будет удалить введенные вами номера пунктов.

Прекращение автонумерации произойдёт после того, как вы 2 раза нажмёте на «Enter».

Если вам надо организовать новый абзац в пункте, а Word его нумерует, как новый пункт, выполните следующее:

1. Убедитесь, что установлена галочка в меню «Сервис → Параметры автозамены… → Автоформат при вводе → Автоматически при вводе → Устанавливать отступы клавишами»
2. Напишите новый абзац под номером, автоматически ему присвоенным, нажмите «Enter», и продолжите набирать следующий пункт (наберите хотя бы одну букву следующего пункта).
3. Поставьте курсор в начало абзаца, из которого нужно убрать номер, и нажмите клавишу удаления предыдущего символа (←). Номер исчезнет, и левая граница абзаца уедет под номера пунктов.
4. Для возвращения абзаца на уровень текста нажмите 2 раза кнопку табуляции и 1 раз кнопку удаления предыдущего символа. В результате абзац сместится вправо на уровень остального текста.

Того же эффекта можно добиться и не используя клавиши клавиатуры. Для этого можно использовать кнопки изменения отступов и нумерованного списка на панели форматирования, но, на мой взгляд, это несколько дольше из-за того, что приходится работать мышкой.

И последнее замечание по поводу нумерованного списка. Бывает так, что мы организовываем второй нумерованный список, а нумерация продолжается так, как будто это продолжение предыдущего списка. Иногда наоборот, единый список разрывается на два. В этих случаях надо открыть контекстное меню того пункта списка, который неверно пронумерован, и выбрать пункт «Список». Внизу открывшегося окна вы увидите переключатель «начать заново» и «продолжить». Установите тот режим, который вам нужен, и все последующие пункты перенумеруются автоматически.